Tezgâhın çekmecesinde hâlâ fatura blokları duruyor. Bir araç teslim ediyorsun, müşteri tutarı ödüyor, bloktan fatura koparıyorsun. Yıllardır böyle yaptın. Ama e-Arşiv fatura zorunluluğu 2027'de bir adım daha genişliyor: basit usul ya da işletme hesabı esasındaysan, kâğıtla kesebildiğin küçük tutarlı faturalar için tanınan sınır 1 Ocak 2027'de kalkıyor ve bu faturalar da e-Arşiv Portalı'na taşınıyor. Defter türünü bilmiyorsan aşağıdaki üç soru yeterli. Bugün 1 Ekim 2026; üç ay var. Telaşa gerek yok ama hazırlığı şimdiden yapmakta fayda var.
Bu yazıda neyin değiştiğini, hangi grupta olduğunu nasıl öğreneceğini ve serviste önceden neleri düzene sokabileceğini sade sade anlatıyoruz.
Son kontrol: 1 Ekim 2026. Tarihler değişebilir; güncel durumu GİB'den ya da muhasebecinden teyit et. Bu yazı vergi danışmanlığı değildir, genel bilgidir.
Kâğıt fatura ne zamana kadar?
Önce şunu netleştirelim: Burada konuşulan şey, e-Fatura ya da e-Arşiv'e dahil olmayan mükelleflerin durumu. Bu mükellefler belli bir tutarın üstündeki faturalarını Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-Arşiv Portalı'ndan düzenliyor. Tutar sınırı değiştikçe kâğıt faturayla kesebileceğin alan daralıyor. Düzenleme bir tebliğ zinciriyle yürüyor ve defter türüne göre takvim farklı.
Bilanço esası
573 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre e-Arşiv'e dahil olmayanlar 2025 yılı boyunca vergiler dahil 3.000 TL üstü faturaları e-Arşiv Portalı'ndan düzenledi. 1 Ocak 2026'dan itibaren ise genel kural olarak tutara bakılmaksızın düzenleniyor. Basit usul ve işletme hesabı için 589 Sıra No.lu Tebliğ ile ayrı bir takvim getirildi (aşağıda); bilanço esasındaysan genel kural seni ilgilendiriyor, muhasebecinle teyit et.
Basit usul ve işletme hesabı
Küçük servislerin çoğu burada olabilir. Ticari kazancı basit usulde tespit edenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için bu takvim 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile uzatıldı:
- 31 Aralık 2026'ya kadar: 3.000 TL sınırı geçerli.
- 1 Ocak 2027'den itibaren: tutar sınırı yok.
Kısacası basit usul ya da işletme hesabı grubundaysan, kâğıtla kesebildiğin küçük tutarlı faturalar için tanınan pay 2027 başında sona eriyor. Hangi tutarın hangi şekilde düzenleneceği ayrıntısını yine muhasebecinle netleştir; bu yazı genel çerçeveyi veriyor.
Hangi grupta olduğunu nasıl öğrenirsin?
"Herkes için 2027" diyemeyiz. Senin servisin hangi gruba giriyor, defter türüne bağlı. Bunu bulmak için en kısa yol muhasebecine üç soru sormak:
- Hangi esasa göre defter tutuyoruz? Bilanço mu, işletme hesabı mı, basit usul mü?
- e-Fatura ya da e-Arşiv'e dahil olma durumumuz nedir? Zaten dahilsek bu yazının konusu değil; değilsek hangi takvim bize uyuyor?
- Bizim için kâğıt fatura sınırı hangi tarihte kalkıyor? Cevabı yazılı ya da mesajla al, takvimine not et.
Bu üç sorunun cevabı hazırlığın tamamını belirliyor. Cevabı bilmeden e-Arşiv'e geçmek için acele etme, ama "daha var" deyip sonuna da bırakma.
e-Arşiv'e geçerken servis tarafında hazırlık
e-Arşiv'e dahil olmayan mükellef olarak fatura kesmenin yolu, GİB e-Arşiv Portalı. Portalda faturayı sen ya da muhasebecin ekrandan giriyorsun. Kâğıt blokta yarım dakikada yazdığın şey portalda genellikle daha fazla bilgi istiyor. O yüzden asıl hazırlık, bilgilerin düzenli durması.
GİB portal ve başvuru için muhasebeciyle görüş
Portaldan nasıl fatura kesileceği, giriş bilgilerinin kimde duracağı, faturayı kimin keseceği (sen mi, muhasebeci mi), hepsi önceden konuşulması gereken şeyler. Önce şunları sor:
- Portala kimin hesabıyla giriliyor, şifre kimde?
- Faturayı servis mi kesecek, muhasebe mi? Kesim günlük mü, haftalık mı olacak?
- Müşteriye faturayı nasıl ileteceğiz? Basılı mı, PDF mi?
Bu karar verilmeden 2027'nin ilk müşterisi tezgâha geldiğinde "nasıl keseceğiz" diye durakladığın an olur. Bunu önceden çözmek en ucuz hazırlık.
Müşteri VKN/TCKN, plaka ve iş kalemlerini düzenli tut
Kâğıt faturada çoğu zaman "ahmet bey, bakım, 4.500 TL" yeterli oluyordu. Portalda ise alıcı bilgisi, yapılan işin kalemleri ve tutarlar daha derli toplu girilir. Bunun için serviste şunların hazır olması işini kolaylaştırır:
- Müşterinin adı soyadı ya da unvanı ve vergi kimlik numarası (VKN) ya da T.C. kimlik numarası (TCKN)
- Aracın plakası
- Yapılan işlerin kalem kalem listesi: işçilik, parça, sarf malzemesi ayrı ayrı
- Parça ve işçilik tutarlarının net bir şekilde yazılı olması
Bunları iş bittikten sonra hatırlamaya çalışmak yerine, araç kabulde ve iş emri sırasında toplamak çok daha rahat. Fatura kesilirken "bu müşterinin numarası neydi" diye telefon aramak, günün en sinir bozucu kısmı olabilir.
İş emri, fatura ve cari akışı
Fatura tek başına bir iş değil; bir zincirin son halkası:
- Araç kabul edilir.
- İş emri açılır, yapılan işler ve parçalar yazılır.
- İş bitince fatura kesilir.
- Müşteri ödemediyse borç cariye yazılır, ödeme geldiğinde düşülür.
Zincirin bir halkası kopuksa fatura sırasında sıkıntı çıkar. İş emrinde yazmayan parça faturaya geçmez, faturaya geçmeyen iş carinin dışında kalır, cari tutmazsa "geçen ay kim ne kadar borçluydu" sorusuna defterden cevap bulamazsın. e-Arşiv'e geçmek bu zinciri görünür kılıyor: faturalar portalda kayıt olarak oluşuyor. O yüzden kayıt düzeninin baştan oturmuş olması işi kolaylaştırır.
Kâğıt fatura kesmeye devam edersen?
Kısa cevap: risk var. Takvim dolduktan sonra, düzenlemenin kapsadığı faturaları kâğıtla kesmek usulsüzlük sayılabilir ve yaptırıma yol açabilir. Burada tutar ya da oran vermiyoruz; resmî kaynakta doğrulanmış bir rakam olmadan yazmak doğru olmaz. Rakam uydurmak yerine şunu söylüyoruz: cezayı ve kendi durumunu muhasebecine sor. Cevabı muhasebecinden yazılı al.
Önemli olan, "bizim sektörde herkes kesiyor" ya da "müşteri istemiyor" gibi sebeplerle bu işi bekletmemek. Hangi tarihte hangi yöntemle fatura keseceğine bugünden karar vermek, ay sonu panikten daha iyi.
Deneyerek hazırlan: iş emri, faturalandırma ve cari tek yerde
Buraya kadar anlattığımız hazırlığın yarısı veri düzeni. Araç kabulde bilgiyi topla, iş emrine işi yaz, iş bitince faturalandır, borcu cariye işle. Bunu defterle, Excel'le ya da üç farklı kâğıtla da yapabilirsin; ama bilgi dağıldıkça fatura gününde işin zorlaşıyor.
ServisOrtağım'da bu zincir tek yerde duruyor:
- Araç kabul: Aracın ve müşterinin bilgilerini girersin (bilgiler elle girilir).
- İş emri: Yapılan işleri ve parçaları emre yazarsın.
- Faturalandırma: İş bitince iş emrini faturalandırırsın.
- Cari: Faturalandırdığında borç cariye otomatik işlenir. Ödeme geldiğinde doğrudan cariye ödeme girersin.
Net olalım: bu, GİB e-Arşiv Portalı'nın yerini tutan bir şey değil. e-Arşiv geçişini portaldan ya da muhasebecinle yürütürsün. ServisOrtağım'ın yaptığı, fatura öncesi düzeni kurmak: müşteri, plaka, iş kalemleri ve cari kayıtları düzenli dursun ki portala girerken elinde hazır bilgi olsun.
Aylık paketler 399 TL'den başlıyor ve 14 gün ücretsiz deneyebilirsin; denemede kredi kartı gerekmez. Kendi servisinde birkaç iş emrini baştan sona denemek, 2027'den önce düzenini görmek için iyi bir fırsat.
Sık sorulan sorular
Kâğıt fatura 2027'de tamamen kalkıyor mu?
Bu yazı kâğıt faturanın tamamen kalktığını söylemiyor. Konusu, e-Arşiv'e dahil olmayan mükelleflerin e-Arşiv Portalı'ndan fatura düzenleme sınırı. Basit usul ve işletme hesabı grubu için 1 Ocak 2027'den itibaren bu düzenlemede tutar sınırı bulunmuyor. Senin durumunun nasıl olduğunu muhasebecine sor.
Basit usul e-Arşiv fatura için ne yapmalıyım?
Önce muhasebecinle defter türünü ve takvimini netleştir. Sonra portal erişimini, faturayı kimin keseceğini ve müşteri bilgilerini toplama düzenini belirle.
İşletme hesabı e-Arşiv'e 2027'de nasıl geçer?
Takvim açısından basit usul ile aynı grupta: 31 Aralık 2026'ya kadar 3.000 TL sınırı, 1 Ocak 2027'den itibaren sınır yok. Uygulama adımlarını muhasebecinle birlikte planla.
e-Arşiv portalından nasıl fatura kesilir?
Portalda, mükellef olarak GİB'in sistemine giriş yapıp alıcı bilgilerini, kalemleri ve tutarları ekrana girersin. Ekran adımlarını GİB'in e-Belge sayfasından ve muhasebecinden öğrenebilirsin.
ServisOrtağım e-Arşiv fatura keser mi?
Hayır, e-Arşiv geçişini portaldan ya da muhasebeciyle yaparsın. ServisOrtağım araç kabul, iş emri, faturalandırma ve cari kayıtlarını düzenli tutmana yardım eder.
2027'den önce yapılacaklar listesi
- Muhasebecine defter türünü ve takvimini sor, yazılı al.
- Portal erişimi ve fatura kesme sorumluluğunu belirle.
- Müşteri VKN/TCKN ve plaka bilgisini araç kabulde topla.
- İş kalemlerini iş emrinde ayrıntılı yaz.
- Cari takibini fatura ile eşleşecek şekilde düzenle.
Yıl bitmeden küçük bir deneme yap: bir hafta boyunca her aracı kabul et, iş emrini doldur, bilgileri eksiksiz yaz. Hangi bilginin eksik kaldığını 2027 başında değil, şimdi görürsün.
ServisOrtağım'ı 14 gün ücretsiz dene (kredi kartı gerekmez)
Kaynaklar
- 573 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, Resmî Gazete, 12.11.2024: resmigazete.gov.tr
- 589 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, Resmî Gazete, 31.12.2025, 5. Mükerrer, Sayı 33124
- GİB e-Belge sayfası: ebelge.gib.gov.tr ve gib.gov.tr